Tietosuoja- ja rekisteriseloste

kuva1

TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä: 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Kolliveikot Oy (2432838-5)
PL 220
90401 OULU

2. Rekisterin nimi

Kolliveikot Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n edellytysten mukaisesti Kolliveikot Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseen. Kolliveikot on kuljetusalan yritys, joka toteuttaa pikalähetys-, lähetti-, pakettirahti- ja varastopalveluita sekä näihin välillisesti liittyviä muita palveluja. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys, johon asiakas on antanut luvan.

Kolliveikot Oy käyttää henkilötietoja asiakkuuden hoitoon ja palveluiden toteuttamiseen, asiakasviestintään ja -palveluun, maksujen valvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Lisäksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilla voi olla tietyin rajoituksin oikeus käyttää tietoja edellä mainittuihin omaan liiketoimintaansa liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi erilaisten yhteisten palvelujen, konseptien ja liiketoimintamallien kehittämiseen ja toteuttamiseen (DPA-sopimuksen nojalla). Rekisterin tietoja voidaan hetkellisesti siirtää järjestelmään, jonka tietoturva on varmistettu Kolliveikot Oy:n ja mahdollisen yhteistyökumppanin toimesta.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot rekisteröidyistä asiakkaista.

Henkilöön, asiakassuhteen hoitamiseen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, muun muassa:
Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö
Osoitetiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka)
Sähköpostiosoite, puhelinnumero, www-sivujen osoite
Ostotiedot kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot
Ovikoodi lähetyksen toimittamista varten

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa, asiakastapahtumissa sekä asiakastapaamisissa. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös päivityspalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta henkilötietolain ja asiallisen yhteyden näin salliessa.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa käyttöön Kolliveikot Oy:n yhteistyökumppaneille ja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan lupaa. Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat EU tai ETA-alueella tai Henkilötietolain 22 §:n tarkoittamissa EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio todennut tietosuojan tason riittävyyden.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kolliveikot Oy, Henkilörekisterivastaava, PL 220, 90401 OULU.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kolliveikot Oy, Henkilörekisterivastaava, PL 220, 90401 OULU.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti, kohdennettu digitaalinen mainonta) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kolliveikot Oy, Henkilörekisterivastaava, PL 220, 90401 OULU.